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Todos sabemos que es importante mantener la contabilidad de la empresa al día ¿verdad? Las consecuencias son innegables para las personas que ya han emprendido y manejado su propia empresa: desorden, pérdidas inexplicables de documentos o dinero, e incluso problemas legales.

A pesar de lo obvio que pueda parecer, muchos pequeños y medianos empresarios abarcan tantas labores que dejan de dedicarle tiempo a las tareas contables. Esto es particularmente complicado en el sector textil, ya que un buen registro de ingresos y egresos nos puede brindar en el corto y mediano plazo información útil para hacer previsiones de producción y revisión de costos.

Para que el control de su contabilidad no sea un dolor de cabeza cada final de mes, le recomendamos que lea los siguientes consejos y empiece a seguir los que mejor se adaptan a su estrategia de negocio.

Empezar por el día a día

Cada día se generan facturas, gastos, pagos y todo tipo de documentos contables que muchas veces terminan apilados en algún escritorio esperando que llegue el momento de contabilizarse. Esta es una práctica que puede generar desorden, pérdidas (de dinero o documentos) y angustia cuando llega el momento final de organizar las cuentas del mes.

Una buena forma de combatir ese mal hábito consiste en organizar tanto física como digitalmente los registros a medida que se vayan originando. Puede empezar por tener un sobre, carpeta o acordeón donde guarda los soportes y dedicar un momento al final de la jornada, o al inicio del día para registrar los de la fecha anterior. Puede dejarlo para el final de la semana, pero es probable que para entonces la cantidad de datos a registrar sea tal que el proceso le tome horas, en lugar de los cuantos minutos que le tomaría si lo hiciera diariamente.

¿Cómo llevar el registro?

En este punto es importante que considere cuál es el mecanismo que mejor le funciona a su
empresa; si usted es el tipo de persona a la que le cuesta delegar, puede ir considerando un software contable especializado en Pymes en el que usted o una persona de la empr
esa encargada registren las operaciones, o también puede consultar con su contador qué sistema le recomienda.

En el caso de que su contador tenga su propio programa, puede llevar el registro simplemente en un archivo de Excel, esto le facilitará al profesional su trabajo y le dará a usted la certeza de que sus cuentas están claras. 

El contador y yo

En el caso de que usted sea el tipo de emprendedor que no tiene problemas con delegar, se estará preguntando si es necesario llevar las cuentas cuando esto lo puede hacer un contador. Otros emprendedores se estarán preguntando, por el contrario, si es necesario contratar a alguien cuando ya ellos están haciendo la labor.

La respuesta en los dos casos es sí, a menos que usted sea contador de profesión y se sienta en capacidad de gestionar todas las operaciones contables de su empresa. De no ser así, considere que es mejor contar con el respaldo de un profesional que comprenda perfectamente los procesos y la legislación empresarial. Busque alguien que entienda las necesidades de su Pyme, en quien pueda confiar y a quien pueda hacer todas las consultas que tenga sobre la materia.

Recuerde que siempre tendrá la posibilidad de contratar uno que trabaje de manera independiente y, como usted ya está haciendo la tarea de llevar registros diarios y organizados, le estará ahorrando procesos y podrá negociar con esta persona una mejor tarifa ya que sus horas de dedicación disminuirían notablemente.   

La correcta gestión de las operaciones contables de su pyme le ayudará a analizar cuáles son sus mayores costos, si está optimizando la materia prima, si está en capacidad de aumentar su producción e, incluso, en cuáles épocas del año podría hacerlo. Si quiere saber más, le recomendamos leer esta guía.

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